Transformando la gestión de expedientes

La transformación en la gestión de expedientes en las empresas está revolucionando la manera de organizar y compartir la información.

Beneficios de la gestión de expedientes

Al digitalizar los expedientes obtendremos muchos beneficios como son los siguientes:

Compartir

Compartir de manera inmediata documentos y expedientes desde la nube hasta cualquier lugar. La inmediatez es algo fundamental en estos tiempos, todo debe estar disponible siempre y de manera rápida, es la máxima de la tecnología de al información de esta nueva era.

Colaboración

Al estar disponibles en todos lados a cualquier hora permita la colaboración dinámica e instantánea al tener acceso a los documentos con los que se van a trabajar. Varios equipos a la vez podrán trabajar en los documentos para optimizar mejor el tiempo empleado a la vez que se podrá ir viendo los avances de los demás ya que queda registrada la actividad.

Registro

Quedará todo registrado, las entradas, modificaciones así como los comentarios enviados a través del sistema y todo ello encriptado para poder cumplir con las leyes actuales de información, de este modo se sabrá quien ha modificado o añadido información al expediente y en que momento del día, todo registrado desde un único punto.

Con la gestión de expedientes se puede ir añadiendo información a la vez que se va consultando, varios equipos pueden trabajar a la vez y todo lo que hagan se verá registrado de tal manera que no habrá perdida de datos ya que siempre se podrá saber que modificaciones se han realizado.

También es posible poner accesos temporales que caduquen al cabo de un tiempo, así de este modo, un colaborador que puede estar trabajando únicamente en un determinado período de tiempo se le cancelará el acceso de manera automática al finalizar la fecha.

Podremos dar acceso únicamente a ciertas partes del documento, habilitar acceso temporal y muchas más cosas interesantes con las que se hagilizará la manera de trabajar con documentos digitalizados y subidos a la nube por programas destinados a tal fin. La información puede ser cifrada punto a punto para que no se pueda acceder a información confidencial por personas no autorizadas.

Sin duda es el futuro y cada vez más las compañías digitalizarán todos los archivos, documentos y expedientes para tenerlos a mano siempre con posibilidad de recuperar versiones más antiguas a las modificadas, desde el archivo original hasta el archivo final, contando todo el historial que ha habido desde que se creó hasta su última modificación.

En el ámbito gubernamental será necesario tener una total gestión sobre los documentos generados por los ciudadanos y en los que se pueda tener acceso desde cualquier punto de la persona interesada o dueña de esos datos de manera segura.

En muchos países ya está volcada gran parte de los datos y expedientes de la población de manera que se pueda acceder por internet con una cadena de claves que identifican al usuario como el dueño de dicha información a modo de firma electrónica o DNI digital y así consultar o modificar su información.

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